Desde 2019, el registro de la jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas en España. Sin embargo, en 2024-2025 la Inspección de Trabajo ha intensificado el control y muchas empresas siguen cometiendo errores que pueden derivar en sanciones importantes.
En este artículo te explicamos qué exige exactamente la normativa, a quién afecta y cómo implantar un sistema de fichaje correcto y seguro.
⚖️ ¿Qué dice la ley sobre el fichaje de trabajadores?
La obligación de fichar la jornada laboral está regulada en:
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Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
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Real Decreto-ley 8/2019
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a:
✅ Registrar diariamente la jornada de cada trabajador
✅ Indicar la hora real de inicio y de fin
✅ Conservar los registros durante 4 años
✅ Tenerlos disponibles para:
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Inspección de Trabajo
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Representantes legales de los trabajadores
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El propio empleado
No es opcional ni depende del tamaño de la empresa.
¿A qué trabajadores se aplica?
La normativa de fichaje se aplica a:
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Trabajadores a tiempo completo
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Trabajadores a tiempo parcial
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Contratos temporales e indefinidos
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Teletrabajo y trabajo híbrido
¿Hay excepciones?
Sí, pero muy concretas:
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Alta dirección
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Autónomos sin relación laboral
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Algunos regímenes especiales (con matices)
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En la mayoría de pymes, todos los empleados deben fichar.
¿El fichaje debe ser digital?
La ley no obliga explícitamente a un formato concreto, pero en la práctica:
Excel
Papel
Sistemas manipulables
NO son recomendables y suelen ser rechazados en inspecciones.
Qué exige realmente la Inspección
El sistema debe ser:
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Fiable
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Trazable
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No manipulable
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Accesible de forma inmediata
Por eso, el fichaje digital es hoy la opción más segura y utilizada.
⏰ ¿Qué debe registrar el fichaje?
El registro horario debe reflejar la jornada real, incluyendo:
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Hora de entrada
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Hora de salida
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Pausas (si no están incluidas en la jornada)
El fichaje debe ajustarse a la realidad, incluso con:
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Flexibilidad horaria
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Teletrabajo
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Turnos variables
Sanciones por no cumplir la normativa
El incumplimiento del registro de jornada se considera una infracción grave.
Las sanciones pueden alcanzar:
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Hasta 7.500 € por empresa
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Y en casos graves, hasta 10.000 € por trabajador afectado
No fichar, fichar mal o hacerlo de forma ficticia tiene el mismo riesgo legal.
Errores habituales que vemos en las empresas
En Horizonte Conecta detectamos a menudo:
❌ Fichajes “rellenados a posteriori”
❌ Registros idénticos todos los días
❌ No registrar pausas
❌ Sistemas sin respaldo legal
❌ Desconocimiento de la normativa por parte de managers
Estos errores son fácilmente detectables en una inspección.
¿Cómo cumplir la normativa sin complicarte?
La clave no es solo fichar, sino implantar un sistema alineado con tu operativa real.
Un buen sistema de control horario debe:
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Adaptarse a tu modelo de trabajo
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Integrarse con RRHH y nóminas
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Cumplir la normativa laboral y de protección de datos
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Ser fácil para el trabajador y para la empresa
Cómo te ayudamos desde Horizonte Conecta
En Horizonte Conecta acompañamos a empresas y equipos en:
✔ Diagnóstico de cumplimiento legal
✔ Selección e implantación de sistemas de fichaje digital
✔ Diseño de políticas de jornada y flexibilidad
✔ Formación a managers y equipos
✔ Acompañamiento ante inspecciones de trabajo
Si tienes dudas sobre si tu sistema actual cumple la normativa, consúltanos sin compromiso.
Conclusión
El fichaje de trabajadores no es un trámite, es una obligación legal con impacto directo en:
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Cumplimiento normativo
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Clima laboral
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Productividad
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Riesgo económico
Cumplir bien hoy es evitar problemas mañana.